會(huì)議服務(wù)需要注意哪些要素
發(fā)表于：2017/9/15 15:40:54來源：瀏覽次會(huì)議服務(wù)需要注意哪些要素呢？對(duì)于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者來說，如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開會(huì)、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？
一、 確立明確的目標(biāo)
對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。
二、 完善信息的采集與分析
信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。
三、 追求不斷的創(chuàng)新
每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂趣。
四、 制定周密的計(jì)劃
無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理
在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力
六、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)
成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值？什么是你公司的投資收益？與會(huì)者明年還會(huì)參加你的會(huì)議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。
七、 爭(zhēng)取優(yōu)秀，而不是完美
無論會(huì)議大小與否，再好的會(huì)議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。
八、 了解會(huì)議涉及的行業(yè)
為了提供成功的會(huì)議管理，組織者必須了解會(huì)議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。
九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂
保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會(huì)議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。
十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一
你的聽眾是你的顧客，他們會(huì)付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請(qǐng)記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！
十一、合理控制預(yù)算
要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。
十二、最大限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。
十三、清晰而明確的溝通
清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？
十四、成熟的危機(jī)管理
針對(duì)不可預(yù)見的問題與可能的場(chǎng)景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價(jià)值
為了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷商會(huì)議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。
鄭州最專業(yè)的會(huì)議服務(wù)公司——鄭州鵬輝，成立于2006年， 集傳媒運(yùn)營和品牌管家為一體， 長期致力于品牌全資源整合傳播和落地公關(guān)策劃執(zhí)行服務(wù)。我們的優(yōu)勢(shì)：客群優(yōu)勢(shì)；演藝人員的組織優(yōu)勢(shì)；強(qiáng)大的媒體公關(guān)能力；組織大型活動(dòng)的豐富實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)；超強(qiáng)的現(xiàn)場(chǎng)把控能力；對(duì)細(xì)節(jié)的細(xì)微把控。我們的資源：鄭州獨(dú)家擁有的特技軟件設(shè)備；頂級(jí)藝人的邀請(qǐng)能力；專業(yè)而團(tuán)結(jié)的策劃小組；強(qiáng)勁的媒體資源展示。
